Registro de Actividades de Tratamiento

Finalidad

Control de acceso a la plataforma y gestión de sesiones

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD)

Categorías de datos

Email, nombre, identificador de usuario (sub)

Interesados

Usuarios registrados en la plataforma

Destinatarios

AWS Cognito (eu-west-1)

Plazo de conservación

Mientras la cuenta esté activa. Con la supresión, el acceso se deshabilita al empezar el borrado y la cuenta se elimina al terminarlo (no antes de 14 días desde la solicitud). Si el servicio termina y en 14 días el usuario no lo contrata o reactiva ni pide la supresión, se le da la copia completa en un enlace de descarga autenticado que caduca a los 30 días y, al caducar, se suprime igual (DPA, sección 10). Tras la supresión se conserva un registro mínimo (email, fecha de la petición y de ejecución) para acreditar el cumplimiento (Art. 5.2 RGPD), durante 3 años (Art. 72 LOPDGDD).

Finalidad

Almacenamiento de datos de clientes para facturación

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD)

Categorías de datos

Nombre/razón social, NIF/CIF, dirección, email, teléfono

Interesados

Clientes de los usuarios de la plataforma

Destinatarios

AWS DynamoDB (eu-west-1)

Plazo de conservación

Mientras el usuario mantenga la cuenta. Con la supresión, igual que las facturas: copia completa previa, al menos 14 días de gracia con la cuenta en modo lectura y después se eliminan.

Finalidad

Creación, almacenamiento y envío de facturas. Cumplimiento con la normativa AEAT.

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b) y obligación legal del usuario, responsable del tratamiento (Art. 6.1.c — Ley 58/2003, RD 1619/2012 y, con contabilidad mercantil, Cód. Comercio Art. 30)

Categorías de datos

Datos del emisor y receptor (nombre, NIF, dirección), conceptos facturados, importes, IVA, IRPF

Interesados

Clientes del usuario (receptores de facturas)

Destinatarios

AWS DynamoDB, AWS S3 (PDFs), AEAT

Plazo de conservación

Mientras el usuario mantenga la cuenta. Conservar las facturas es obligación del usuario (Arts. 29.2 y 70 Ley 58/2003, durante el plazo de su Art. 66; Art. 19 RD 1619/2012; y, con contabilidad mercantil, Art. 30 Cód. Comercio): antes de la supresión se le entrega una copia completa (facturas en PDF y libros registro en el formato normalizado de la AEAT), disponible durante todo el periodo de gracia. La supresión se ejecuta no antes de 14 días desde la solicitud, con la cuenta en modo lectura durante el plazo; después solo quedan estadísticas agregadas y anónimas, sin numeración ni texto libre. Si el servicio termina y en 14 días el usuario no lo contrata o reactiva ni pide la supresión, se le da la copia completa en un enlace de descarga autenticado que caduca a los 30 días y, al caducar, se suprimen igual (DPA, sección 10).

Finalidad

Registro de gastos deducibles con justificantes documentales

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD)

Categorías de datos

Proveedor (nombre, NIF), importes, categoría, fecha, justificante (PDF/imagen)

Interesados

Proveedores de los usuarios

Destinatarios

AWS DynamoDB, AWS S3 (justificantes)

Plazo de conservación

Mientras el usuario mantenga la cuenta. Con la supresión, igual que las facturas: copia completa previa, al menos 14 días de gracia con la cuenta en modo lectura y después solo estadísticas agregadas y anónimas.

Finalidad

Almacenamiento de facturas recibidas para contabilidad y deducción fiscal

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b) y obligación legal del usuario, responsable del tratamiento (Art. 6.1.c)

Categorías de datos

Proveedor (nombre, NIF), importes, IVA, IRPF, fichero adjunto

Interesados

Proveedores de los usuarios

Destinatarios

AWS DynamoDB, AWS S3

Plazo de conservación

Mientras el usuario mantenga la cuenta. Con la supresión, igual que las facturas: copia completa previa, al menos 14 días de gracia con la cuenta en modo lectura y después solo estadísticas agregadas y anónimas.

Finalidad

Asistencia conversacional (texto, audio, imágenes) y Lynx Agent con confirmación humana antes de ejecutar acciones

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD) para chat de texto incluido en la suscripción; consentimiento explícito (Art. 6.1.a) para envío de audio e imágenes

Categorías de datos

Prompts y respuestas (texto), grabaciones de voz transcritas con Whisper, imágenes/documentos procesados con Vision/OCR

Interesados

Usuarios de la plataforma

Destinatarios

OpenAI L.L.C. (EE.UU., DPF + SCC), AWS DynamoDB

Plazo de conservación

Logs de uso: 30 días. Conversaciones: según preferencia del usuario (configurable, por defecto 90 días). OpenAI retiene hasta 30 días por motivos de seguridad.

Finalidad

Lectura de movimientos y saldos bancarios del usuario para conciliación automática (acceso solo lectura, sin iniciación de pagos)

Base jurídica

Consentimiento explícito (Art. 6.1.a RGPD y Art. 94 PSD2 / RDL 19/2018 sobre servicios de pago)

Categorías de datos

IBAN, movimientos bancarios, saldos, nombre del titular de la cuenta

Interesados

Usuario titular de la cuenta bancaria

Destinatarios

GoCardless Ltd (Reino Unido, adecuación UK + SCC), AWS DynamoDB

Plazo de conservación

Hasta revocación del consentimiento o expiración (máximo 180 días renovables conforme a PSD2/SCA)

Finalidad

Cobro de la suscripción FactuLynx y de «Dobla a Lynx» mediante Stripe Checkout y Customer Portal

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD) y obligación legal (Art. 6.1.c — facturación y conservación contable)

Categorías de datos

Email, nombre, dirección de facturación, tokens de tarjeta (no se almacenan PAN en FactuLynx), IBAN SEPA cuando aplica

Interesados

Usuarios suscritos

Destinatarios

Stripe Payments Europe, Ltd (Irlanda + EE.UU., DPF + SCC), AWS DynamoDB

Plazo de conservación

Facturas de la suscripción que emite FactuLynx: plazo fiscal (Art. 29 Ley 58/2003 y Art. 19 RD 1619/2012) y 6 años conforme al Art. 30 Cód. Comercio (obligación propia de FactuLynx; son los únicos datos que FactuLynx conserva por ese motivo). Logs de webhook: 90 días.

Finalidad

Cálculo y vista previa de modelos tributarios

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD)

Categorías de datos

Datos fiscales agregados (base imponible, cuotas IVA/IRPF)

Interesados

Usuarios de la plataforma

Destinatarios

Procesamiento local (no se almacena adicionalmente)

Plazo de conservación

No se persisten — se calculan bajo demanda

Finalidad

Envío de emails transaccionales: invitaciones, notificaciones

Base jurídica

Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD)

Categorías de datos

Email del destinatario, contenido del mensaje

Interesados

Usuarios invitados y registrados

Destinatarios

AWS SES (eu-west-1)

Plazo de conservación

Logs de envío: 90 días. Contenido: no persistido.

Finalidad

Detección y resolución de errores técnicos en la aplicación

Base jurídica

Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD)

Categorías de datos

Stack traces, URL, user agent, IP anonimizada

Interesados

Usuarios de la plataforma

Destinatarios

Sentry, Functional Software Inc. (EE.UU., DPF + SCC)

Plazo de conservación

90 días

Finalidad

Acreditar que se ha atendido cada solicitud de supresión (Art. 17 RGPD) y cuándo se ejecutó

Base jurídica

Responsabilidad proactiva (Art. 5.2 RGPD): obligación de poder demostrar el cumplimiento (Art. 6.1.c RGPD)

Categorías de datos

Email del solicitante, fecha de la petición y fecha de ejecución

Interesados

Usuarios que han pedido la supresión de sus datos

Destinatarios

AWS (eu-west-1). No se comunica a terceros salvo a la autoridad de control

Plazo de conservación

3 años desde la ejecución, el plazo de prescripción de las infracciones muy graves (Art. 72 LOPDGDD)